Microsoft Teams is een samenwerk-oplossing binnen de clouddienst Microsoft 365 en bevat vele verschillende onderdelen. De basale functionaliteit is tekstberichten versturen, audio/video gesprekken houden maar ook groepsvergaderingen ondersteunen, het kunnen samenwerken in groepen en tegelijkertijd werken aan documenten. Veel organisaties kozen voor een gefaseerde implementatie, waardoor niet direct alle functionaliteit beschikbaar is voor eindgebruikers. Men begint meestal met alleen tekstberichten en de audio/video-gesprekken te ondersteunen.
We zien dat het delen van tekstberichten in organisaties via Teams inmiddels een hoge vlucht aan het nemen is. Waar Teams in het begin vaak als een informeel communicatiekanaal werd gezien, worden er inmiddels steeds meer belangrijke discussies gevoerd en zelfs beslissingen via tekstberichten genomen.
Niet voor niets ontwikkelt zich hier de maatschappelijke discussie over en worden er zelfs in de Tweede Kamer vragen gesteld. Een ander gegeven is dat overheden en sommige beursgenoteerde bedrijven moeten kunnen aantonen hoe bepaalde beslissingen tot stand zijn gekomen. En waar men voor e-mail al adequaat kon archiveren en er voor Office-documenten gewoonlijk over een DMS (Document Management Systeem) kan worden beschikt, zijn deze vaak voor nieuwe kanalen, zoals Teams, nog niet afdoende geregeld.
Wat is er mogelijk?
De gehele Microsoft 365-suite heeft veel compliance producten en diensten die nauw zijn geïntegreerd zijn. Bovendien zijn ze veelal al onderdeel van de betaalde licentie.
Meest voornaam zijn de Retentie beleidsinstellingen binnen Microsoft 365. Hiermee kan men vanuit de organisatie bepalen hoe lang bepaalde tekstberichten bewaard moeten worden, ook als de gebruiker de discussie verwijdert.
In het kader van het retentiebeleid moet bedacht worden welke informatie moet worden bewaard, óf bewaren zinvol is, en hoe lang. Denk aan groepsdiscussies (meetings, teams en kanalen), 1 op 1 tekstgesprekken, audio/video gesprekken en gedeelde bestanden. Speciale aandacht kan worden gegeven aan de inhoud van private kanalen en straks ook de inhoud van aankomende nieuwe, gedeelde kanalen.
Het retentiebeleid is slechts de eerste stap van het bewaren van belangrijke informatie. Net als met een back-up vraagt ook het kunnen uitvoeren van een succesvol veiligstellen de nodige aandacht. Het kunnen exporteren gaat via Content Search ofwel via eDiscovery Cases. Hiermee kan de inhoud van de gewenste scope (alles of enkele groepen/personen) met behulp van zoektermen worden doorzocht.
Na eventuele verfijningen kan de inhoud worden geëxporteerd, maar er is wel een aantal zaken om rekening mee te houden. Niet in de laatste plaats omdat bijvoorbeeld chats allerlei extra‘s en nieuwe informatiesoorten bevatten als ‘likes’ en smileys.
In het geval van Microsoft Teams zal de export in een digitaal Outlook PST/MSG formaat zijn. Dit bevat wel deze belangrijke metadata (datum/tijd, smileys en dergelijke zaken), maar kan een uitdaging zijn voor archiveringssystemen. Een andere exportroute kan verlopen via de Teams Export API zijn, waarbij er toegang is tot ruwere informatie en er niet via PST hoeft te worden gewerkt. Er moet wel rekening worden gehouden met de ontwikkeling van maatwerkprogrammatuur en er zijn extra eisen en kosten aan verbonden. Een blik naar kant-en-klare applicaties kan dan een oplossing zijn.
Bij discussies kan het van belang zijn om de gehele context van de discussie te zien. Dan is de uitbreiding naar Advanced eDiscovery wellicht een verantwoorde extra uitgave die het vinden van de juiste informatie vergemakkelijkt. Ook zal in het gehele proces rekening moeten worden gehouden met specifieke zoek- en exportrechten, wie deze rechten moeten krijgen, waar de informatie (tijdelijk) wordt opgeslagen enzovoort. Het gaat tenslotte om potentieel zeer gevoelige en private informatie.
Teams niet zonder haken en ogen
Microsoft Teams en Microsoft 365 zijn geweldige oplossingen en lijken kant en klaar invulling te geven aan diverse (wettelijke) verplichtingen. Toch komt er meer kijken bij de inrichting van zowel techniek als processen. De experts van NeoNomads kunnen u daarbij uitstekend van dienst zijn.